Nebenkostenabrechnung: Was Vermieter umlegen dürfen

Kaum ein Thema sorgt im Mietverhältnis für so viel Streit wie die jährliche Nebenkostenabrechnung. Schätzungen von Mietervereinen zufolge ist rund die Hälfte aller Abrechnungen fehlerhaft — mal zugunsten, mal zulasten des Vermieters. Für Eigentümer bedeutet das ein doppeltes Risiko: Eine zu großzügige Abrechnung verschenkt Geld, eine fehlerhafte oder verspätete Abrechnung kann dazu führen, dass berechtigte Nachforderungen komplett verfallen. Wer die rechtlichen Spielregeln kennt, vermeidet beides.

Nebenkosten oder Betriebskosten — was ist der Unterschied?

Im Alltag werden die Begriffe „Nebenkosten" und „Betriebskosten" meist synonym verwendet, juristisch sind sie aber nicht dasselbe. Als Nebenkosten gelten sämtliche Kosten, die einem Eigentümer rund um seine Immobilie entstehen — also auch Verwaltung, Instandhaltung und Reparaturen. Betriebskosten sind nur ein Teil davon: die laufenden Kosten, die durch den bestimmungsgemäßen Gebrauch des Gebäudes und Grundstücks fortlaufend entstehen.

Diese Unterscheidung ist entscheidend, denn auf den Mieter umlegen lassen sich ausschließlich die Betriebskosten. Korrekt müsste es also „Betriebskostenabrechnung" heißen — der umgangssprachliche Begriff „Nebenkostenabrechnung" hat sich nur eingebürgert. Für die Praxis heißt das: Nicht alles, was an Ihrer Immobilie laufend Geld kostet, dürfen Sie auch weiterreichen.

Die gesetzliche Grundlage: BGB und BetrKV

Ein eigenes „Nebenkostengesetz" gibt es nicht. Den Rahmen setzen zwei Regelwerke: Paragraf 556 des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB) regelt grundsätzlich, dass und wie Betriebskosten vereinbart und abgerechnet werden dürfen. Die Betriebskostenverordnung (BetrKV) konkretisiert dann in ihrem § 2 abschließend, welche Kostenarten überhaupt als umlagefähig anerkannt sind.

Ganz wichtig ist die Voraussetzung im Mietvertrag: Nur wenn dort die Umlage der Betriebskosten ausdrücklich vereinbart ist, dürfen Sie überhaupt abrechnen. Üblich ist entweder eine detaillierte Auflistung der einzelnen Kostenarten oder ein Verweis auf § 2 BetrKV. Fehlt eine solche Vereinbarung, gelten die Betriebskosten als mit der Kaltmiete abgegolten — der Vermieter bleibt dann auf ihnen sitzen. Für sogenannte „sonstige Betriebskosten" gilt eine Besonderheit: Sie müssen einzeln und konkret im Vertrag benannt sein; die pauschale Formulierung „sonstige Betriebskosten" allein reicht nicht aus.

Welche Kosten sind umlagefähig?

Der Betriebskostenkatalog in § 2 BetrKV zählt 17 Positionen auf. Zu den wichtigsten umlagefähigen Betriebskosten gehören:

• Laufende öffentliche Lasten — vor allem die Grundsteuer.
• Wasserversorgung und Entwässerung — Frischwasser, Abwasser- und Niederschlagswassergebühren.
• Heizung und Warmwasser — Brennstoff, Betrieb und Wartung der Anlage; hier gilt zusätzlich die Heizkostenverordnung mit verbrauchsabhängiger Abrechnung.
• Aufzug — Betrieb und Wartung (nicht jedoch Reparaturen).
• Straßenreinigung und Müllabfuhr.
• Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung.
• Gartenpflege.
• Allgemeinstrom — etwa für Treppenhaus- und Außenbeleuchtung.
• Schornsteinreinigung.
• Sach- und Haftpflichtversicherungen des Gebäudes.
• Hauswart — allerdings nur für die hausmeisterlichen Tätigkeiten, nicht für Verwaltungs- oder Reparaturarbeiten.

Welche Kosten sind nicht umlagefähig?

Mindestens ebenso wichtig ist die Kehrseite. Nicht auf den Mieter umlegen dürfen Sie als Vermieter insbesondere:

• Verwaltungskosten — also die Kosten der Hausverwaltung selbst, Kontoführung oder Buchhaltung.
• Instandhaltung und Instandsetzung — Reparaturen und der Austausch defekter Bauteile gehören zur Erhaltungspflicht des Eigentümers.
• Rücklagen — etwa die Instandhaltungsrücklage einer Eigentümergemeinschaft.
• Modernisierungen — wie der Einbau einer neuen Heizungsanlage. Nach einer Modernisierung kann der Vermieter unter bestimmten Voraussetzungen die Miete erhöhen, die Kosten aber nicht über die Betriebskostenabrechnung weitergeben.

Gerade beim Hauswart und bei gemischt genutzten Posten (Hausgeld einer WEG) kommt es häufig zu Fehlern, weil Betriebs- und Verwaltungsanteile sauber getrennt werden müssen. Vermietet ein Eigentümer eine Wohnung innerhalb einer WEG, lässt sich in der Regel nur der Teil des Hausgelds umlegen, der tatsächlich Betriebskosten im Sinne der BetrKV darstellt.

Der Verteilerschlüssel

Steht fest, welche Kosten umlagefähig sind, müssen sie noch korrekt auf die einzelnen Mieter verteilt werden. Maßgeblich ist der vereinbarte Verteilerschlüssel — häufig die Wohnfläche, in manchen Fällen die Anzahl der Personen oder der erfasste Verbrauch. Heiz- und Warmwasserkosten müssen nach der Heizkostenverordnung überwiegend verbrauchsabhängig abgerechnet werden. Wichtig: Steht eine Wohnung leer, trägt der Vermieter die darauf entfallenden Betriebskosten selbst und muss diesen Anteil vorab herausrechnen.

Fristen: Der häufigste und teuerste Fehler

Der Abrechnungszeitraum umfasst zwölf Monate. Entscheidend ist die Abrechnungsfrist: Die Betriebskostenabrechnung muss dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen. Wer also über das Kalenderjahr abrechnet, muss die Abrechnung bis spätestens 31. Dezember des Folgejahres zustellen.

Versäumt der Vermieter diese Frist, kann er Nachzahlungen grundsätzlich nicht mehr verlangen — es sei denn, er hat die Verspätung nachweislich nicht zu vertreten. Ein etwaiges Guthaben des Mieters bleibt davon allerdings unberührt. Diese Frist ist damit der teuerste aller möglichen Fehler und der Hauptgrund, warum eine strukturierte, terminsichere Abrechnung so wichtig ist.

Die häufigsten Fehlerquellen im Überblick

• Verspätete Zustellung der Abrechnung über die Zwölfmonatsfrist hinaus.
• Nicht umlagefähige Positionen wie Verwaltungs- oder Reparaturkosten, die in die Abrechnung rutschen.
• Falscher oder nicht vereinbarter Verteilerschlüssel.
• Fehlender Leerstandsabzug bei nicht vermieteten Einheiten.
• Uneinheitliche Gesamtflächen von einer Abrechnung zur nächsten.
• Fehlende vertragliche Grundlage für die Umlage einzelner Kostenarten.

Wie DOMIO Sie entlastet

Eine korrekte Betriebskostenabrechnung ist fehleranfällig und zeitaufwendig — und im Streitfall schnell teuer. Als Ihre Hausverwaltung übernehmen wir die vollständige Erstellung der Abrechnung: von der Belegprüfung über die Trennung umlagefähiger und nicht umlagefähiger Kosten bis zur fristgerechten, nachvollziehbaren Zustellung an Ihre Mieter. So bleibt Ihre Abrechnung rechtssicher, transparent — und Sie sparen sich Aufwand und Risiko.

Sie haben Fragen zu Ihrer Nebenkostenabrechnung oder wünschen eine Einschätzung für Ihre Immobilie? Sprechen Sie uns an — wir beraten Sie gern.

Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und stellt keine Rechtsberatung dar. Für verbindliche Auskünfte zu Ihrem konkreten Fall wenden Sie sich bitte an einen Fachanwalt für Mietrecht oder einen Eigentümerverband.